Données Personnelles

Mention d'information pour le traitement des données personnelles réalisé au titre du service PILEA

1 – Définitions

PILEA FINANCE est une socité SASU immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Versailles sous le numéro 939 469 284 au capital de 500 euros. PILEA FINANCE propose une application dénommée PILEA à destination de ses clients professionnels (ci-après « le Client ») qui, par conséquent, souscrivent au Service de facturation.

Données Personnelles : Désignent toutes les informations à caractère personnel relatives à un utilisateur, personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, etc.).

La Solution : Désigne l'ensemble des interfaces et outils mis à la disposition des utilisateurs par PILEA FINANCE à travers l'application PILEA.

Service : Désigne l'offre de facturation proposée par PILEA FINANCE, permettant notamment la gestion et l'émission de factures électroniques.

Partenaires : Désignent tous les prestataires et sous-traitants à qui PILEA FINANCE peut confier certains traitements ou opérations nécessaires à la fourniture du Service.

2 – Informations générales

PILEA FINANCE a développé une application dénommée PILEA qui permet d'automatiser et de simplifier la gestion de la facturation pour ses clients professionnels. Dans le cadre de l'utilisation de cette application, le Client fournit à PILEA FINANCE les informations nécessaires à la bonne exécution du Service de facturation.

PILEA FINANCE s'engage à respecter la vie privée de ses utilisateurs et à protéger leurs données personnelles conformément à la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, ainsi qu'au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

3 – Finalités et fondements du traitement des données personnelles

Vos données personnelles sont collectées et traitées de manière appropriée et pertinente, dans la limite de ce qui est nécessaire, afin de répondre aux finalités suivantes :

• Fournir le Service de facturation : Permettre l'émission et la gestion des factures pour les Clients.
• Assurer le suivi et la gestion des paiements : Faciliter le traitement des règlements et le recouvrement éventuel.
• Gérer les réclamations : Assurer la gestion des demandes ou réclamations émises par les Clients, y compris la transmission d'informations aux partenaires ou prestataires concernés lorsque cela est nécessaire.
• Respecter les obligations légales : Notamment en matière de lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent, la lutte contre le financement du terrorisme et en vue de se conformer aux règles comptables et fiscales applicables.
• Optimiser le Service : Réaliser des statistiques d'utilisation du Service et améliorer l'expérience utilisateur.

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

• Le respect des obligations légales imposées à PILEA FINANCE dans le cadre de la fourniture du Service.
• L'exécution du contrat liant le Client à PILEA FINANCE.
• Les intérêts légitimes poursuivis par PILEA FINANCE pour assurer le bon fonctionnement du Service, améliorer son offre et garantir la sécurité des transactions.
• Le consentement de l'utilisateur lorsque cela est exigé pour certains traitements spécifiques.

4 – Catégories de données personnelles traitées

Dans le cadre de l'utilisation de l'application PILEA, PILEA FINANCE peut être amené à collecter et traiter les données suivantes :

• Données de facturation : Identifiants du Client, informations de contact (adresse email, numéro de téléphone), coordonnées bancaires, informations relatives aux transactions (montant, devise, date d'émission, etc.).
• Données relatives à l'activité : Historique des factures émises, statuts des paiements, communications échangées via l'application (emails, appels, etc.).
• Données techniques : Adresse IP, informations relatives à l'appareil utilisé (navigateur, système d'exploitation) lors de l'utilisation de la Solution.
• Correspondances : Échanges entre le Client et le service client de PILEA FINANCE, via courrier électronique, téléphone ou autres moyens de communication.

5 – Destinataires des données personnelles

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ou entités ayant légitimement vocation à les traiter, notamment :

• Les collaborateurs de PILEA FINANCE, dans la limite de leurs missions.
• Les partenaires et sous-traitants impliqués dans la fourniture du Service, conformément aux obligations légales et contractuelles.
• Les autorités compétentes, en application de la réglementation en vigueur.

6 – Sécurité des données

PILEA FINANCE met en œuvre l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Ces mesures incluent notamment :

• Le recours à des mécanismes de chiffrement pour la transmission et le stockage des données.
• Une gestion rigoureuse des accès aux systèmes d'information.
• Des procédures internes de contrôle et de sécurisation conformes aux standards industriels.
• PILEA FINANCE ne demande jamais de données sensibles telles que les détails de cartes bancaires en clair ou des mots de passe permettant l'accès à des espaces sécurisés.

7 – Transfert des données personnelles

Les données personnelles collectées par PILEA FINANCE sont stockées dans l'Espace Économique Européen (EEE). En cas de transfert hors EEE, le Client sera préalablement informé des modalités de ce transfert et des garanties mises en place pour assurer un niveau de protection adéquat.

8 – Durée de conservation des données personnelles

Les données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux exigences légales, réglementaires et aux politiques internes de PILEA FINANCE. Pour répondre aux obligations liées notamment à la lutte contre la fraude, le blanchiment de capitaux et la réglementation fiscale, les données peuvent être conservées jusqu’à [5 ans] à compter de la dernière opération ou de l'utilisation du Service. Passé ce délai, PILEA FINANCE s'engage à les détruire ou à les anonymiser.

9 – Vos droits

PILEA FINANCE met en œuvre les moyens nécessaires pour permettre à chaque utilisateur d'exercer ses droits conformément aux dispositions du RGPD. Ainsi, vous disposez notamment des droits suivants :

• Droit d'information : Recevoir des informations détaillées sur les activités de traitement de vos données personnelles.
• Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et, le cas échéant, y accéder.
• Droit de rectification : Corriger ou compléter toute donnée inexacte ou incomplète.
• Droit à l'effacement : Demander l'effacement de vos données dans la mesure permise par la législation applicable (sous réserve des obligations légales).
• Droit de limitation : Obtenir la limitation du traitement de vos données lorsque les conditions le permettent.
• Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement.
• Droit d'opposition : Vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données. Notez que l'exercice de ce droit pourrait impacter la fourniture du Service.
• Droit de retrait du consentement : Retirer votre consentement pour les traitements reposant sur celui-ci, sans que cela n'affecte la légalité des traitements antérieurs.
• Droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée, y compris le profilage, susceptible de produire des effets juridiques ou significativement affecter l'utilisateur.
• Droit de définir le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits ou pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre service client à l'adresse suivante: support@app-pilea.fr

Lors de toute demande, il pourra vous être demandé de fournir une copie d'un titre d'identité en cours de validité afin de vérifier votre identité. Pour des raisons de sécurité, PILEA FINANCE se réserve le droit de solliciter tout justificatif complémentaire en cas de doute sur l'authenticité des documents fournis.